Cauți un model de fișă de pontaj? Probabil ai aflat — de la contabil sau de la un control — că ai nevoie de evidența orelor de muncă. Vestea bună: structura corectă e simplă și ți-o dăm mai jos. Vestea mai puțin bună: un model descărcat de pe internet, completat lunar în Excel, te protejează doar parțial. Îți explicăm și de ce.

Ce trebuie să conțină obligatoriu o fișă de pontaj

Codul Muncii (art. 119) nu impune un formular standard, dar impune conținutul minim: evidența zilnică, per salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului. O fișă de pontaj corectă conține:

Modelul clasic: foaia colectivă de prezență

Varianta tradițională e „foaia colectivă de prezență”: un tabel lunar cu angajații pe rânduri și zilele pe coloane, completat cu ore lucrate și coduri de absență (CO = concediu de odihnă, CM = concediu medical etc.). E în continuare acceptată — cu condiția să fie completată zilnic și să conțină orele de început/sfârșit, nu doar totalul.

Aici pică majoritatea modelelor gratuite de pe internet: au doar coloana „nr. ore”, fără orele exacte. La control, o astfel de fișă nu îndeplinește cerința art. 119.

De ce Excelul devine un risc pe măsură ce crești

Pentru o firmă cu 2-3 angajați și program fix, Excelul pare suficient. Problemele apar repede:

1. Se completează retroactiv. În realitate, nimeni nu deschide fișierul zilnic. Se completează „din memorie” la final de lună — exact ce nu permite legea.
2. Nu are valoare probatorie solidă. Orice celulă poate fi modificată oricând, fără urmă. Într-un litigiu cu un fost angajat pentru ore suplimentare, un Excel modificabil e ușor de contestat.
3. Nu se corelează singur. Concediile aprobate, zilele de medical, sărbătorile legale — totul trebuie sincronizat manual. O singură nepotrivire între cererea de concediu și pontaj ridică semne de întrebare la control.
4. Nu funcționează cu echipe pe teren sau pe ture, în puncte de lucru multiple.

Alternativa: pontajul care se completează singur

O aplicație de pontaj electronic mută efortul de la administrator la sistem: angajatul apasă start/stop (din browser sau telefon), iar fișa de pontaj se generează automat, cu ore reale și marcaje de timp. Concediile aprobate intră singure în pontaj, orele suplimentare se evidențiază separat, iar raportul lunar pentru contabilitate sau ITM se exportă în Excel sau PDF cu un click.

Pentru control suplimentar există pontajul pe bază de cod QR (angajatul scanează un cod la intrarea în tură) sau cu verificare GPS (pontajul e permis doar din locațiile definite de tine) — utile pentru șantiere, magazine, echipe mobile.

Întrebări frecvente despre fișa de pontaj

Pot folosi în continuare condica de prezență pe hârtie?

Da, e legală — dacă e completată zilnic, cu orele de început/sfârșit. Dar e fragilă ca probă și greu de administrat peste 5-10 angajați.

Fișa de pontaj trebuie semnată de angajat?

Legea nu impune semnătura pe pontaj. E o practică bună, dar nu obligatorie.

Cum pontez angajații part-time?

Identic: ore de început și sfârșit, zilnic. La part-time, evidența corectă e chiar mai importantă — ITM verifică frecvent depășirea programului din contract.

Ce fac cu pontajul la final de lună?

Se arhivează (fizic sau electronic) și stă la baza statului de salarii. Recomandat: păstrare minimum 3-5 ani.

Acest articol are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică.