Dacă ai cel puțin un angajat, legea te obligă să ții evidența orelor lui de muncă. Zilnic. Cu ora de început și ora de sfârșit. Mulți angajatori află asta abia la primul control ITM — și află scump. În acest ghid îți explicăm exact ce cere legea în 2026, ce verifică inspectorii de muncă și cum te protejezi cu un minim de efort.
Ce spune legea: art. 119 din Codul Muncii
Conform Codului Muncii (art. 119), angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența zilnică a orelor de muncă prestate de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a orei de sfârșit ale programului de lucru.
Tradus pe românește, asta înseamnă că:
- nu e suficient să scrii „8 ore” în dreptul fiecărui angajat — trebuie ora exactă de start și de final;
- evidența trebuie ținută zilnic, nu reconstituită la sfârșit de lună;
- documentul trebuie să fie disponibil la locul de muncă, gata de prezentat inspectorilor la cerere.
Legea nu impune un format anume: poți ține evidența pe hârtie, în Excel sau într-o aplicație de pontaj. Dar, așa cum vei vedea mai jos, nu toate variantele te protejează la fel.
Ce verifică inspectorii ITM la control
La un control privind timpul de muncă, inspectorii cer de regulă:
- Fișele de pontaj pentru perioada verificată, cu ore de început și sfârșit pentru fiecare salariat;
- Concordanța dintre pontaj, contractele de muncă și programul de lucru declarat;
- Evidența orelor suplimentare și modul de compensare a acestora;
- Evidența concediilor și a absențelor.
Atenție la un detaliu care surprinde mulți angajatori: un pontaj care arată identic în fiecare zi, luni întregi (08:00–16:00, fără nicio variație), ridică suspiciuni — inspectorii știu că realitatea nu arată niciodată așa.
Ce amenzi riști în 2026
Nerespectarea obligației de la art. 119 se sancționează, conform art. 260 din Codul Muncii, cu amendă între 1.500 și 3.000 de lei.
Dar amenda directă e partea mică a problemei. Lipsa pontajului atrage riscuri mult mai mari:
- Suspiciunea de muncă nedeclarată. Dacă un salariat e găsit muncind în afara programului din contract și nu există evidență a orelor, discuția se mută în zona muncii nedeclarate — unde amenzile sunt de 20.000 de lei pentru fiecare persoană identificată.
- Procese pierdute pentru ore suplimentare. În instanță, sarcina probei privind timpul de muncă aparține angajatorului. Fără pontaj, un fost angajat care cere plata orelor suplimentare are șanse mari de câștig — pentru că tu nu poți dovedi contrariul.
- Imposibilitatea de a justifica salariile la controale încrucișate ITM–ANAF.
Hârtie, Excel sau aplicație: ce te protejează cu adevărat
Condica pe hârtie e legală, dar fragilă: se pierde, se completează retroactiv „din pix”, nu poate fi corelată automat cu concediile și e greu de centralizat dacă ai puncte de lucru multiple.
Excelul e pasul următor, dar rămâne o problemă: oricine îl poate modifica oricând, fără urmă. La un litigiu, valoarea lui probatorie e ușor de contestat.
Aplicația de pontaj electronic rezolvă exact punctele slabe de mai sus: angajatul pontează singur (din browser, de pe telefon, prin GPS sau cod QR), orele se înregistrează cu marcaj de timp care nu poate fi falsificat retroactiv, iar rapoartele pentru ITM se generează cu un click. În practică, inspectorii tratează evidența electronică drept standardul așteptat de la o firmă organizată.
Întrebări frecvente despre pontajul angajaților
Este obligatoriu pontajul electronic în 2026?
Nu există încă o lege care să impună explicit pontajul electronic. Legea cere evidența zilnică a orelor, indiferent de format. În practică însă, evidența electronică e cea mai sigură metodă de a demonstra conformitatea.
Trebuie să semneze angajații fișa de pontaj?
Codul Muncii nu impune semnătura olografă pe pontaj. Ea rămâne însă o practică utilă ca dovadă suplimentară — iar aplicațiile moderne permit semnarea electronică a documentelor.
Cât timp trebuie păstrate pontajele?
Recomandarea practică este de minimum 3 ani (termenul general de prescripție pentru drepturile salariale), iar pentru siguranță deplină, 5 ani.
Se aplică și firmelor cu un singur angajat?
Da. Obligația de la art. 119 se aplică oricărui angajator, indiferent de numărul de salariați.
Vrei pontaj conform legii, fără bătăi de cap? Aplicația Pontaj Angajați înregistrează automat ora de început și de sfârșit pentru fiecare angajat, generează fișele de pontaj și rapoartele pentru ITM și gestionează cererile de concediu — totul din browser sau de pe telefon.
Acest articol are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Pentru situații specifice, consultă un specialist în dreptul muncii.